تعريف بالمعهد / التنظيم الإداري

للمعهد جهاز إداري يقوم على رعاية شؤون المعهد وإدارة أعماله وتقديم الخدمات اللازمة لتحقيق مهمته التعليمية والثقافية وتيسير وظيفته في مد الجسور المعرفية والحضارية للملكة العربية السعودية واليابان بخاصة وبين العالم العربي والإسلامي واليابان بعامة. ويدير المعهد حاليا أستاذ متخصص في اللغة العربية وآدابها ويحمل درجة الدكتوراه ورتبة الأستاذية وهذا يدل على الأهمية التي توليها الجامعة للمعهد والاهتمام برسالته وتقدير مهمته، كما يحظى المعهد بهيئة تدريسية مؤهلة ومتخصصة ."١"

و للمعهد مجلس يضم في عضويته كلا من وكيل المعهد ورؤساء الأقسام ويرأسه مدير المعهد، ومن أبرز مهام المجلس أن يدرس ويناقش الأمور التعليمية والإدارية والفنية والطلابية في المعهد، ويرفع ما يتوصل إليه من مقترحات وآراء وتوصيات إلى عمادة شؤون المعاهد في الخارج ، في جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية ، لاتخاذ ما يلزم بشأﻧﻬا ." ٢

ويضم المعهد في هيكله التنظيمي خمسة أقسام رئيسة :
١ - الشؤون الإدارية و المالية و الطلابية .
٢ - الشؤون التعليمية و التدريب و التطوير .
٢ - الشؤون الفنية و تقنيات التعليم .
٤ - الشؤون الثقافية و البحث العلمي .
٥ - العلاقات العامة و خدمة المجتمع .

 


أولا : إدارة المعهد :


الإشراف المباشر على جميع الأقسام في المعهد ويشمل ذلك :

1- قسم الشؤون التعليمية .
2- قسم الشؤون الدعوية
3- قسم الشؤون الثقافية والإعلامية
4- قسم الشؤون المالية و الإدارية
5- قسم الشؤون الفنية و الصيانة

 

ثانيا : لجنة طوكيو :

و هي لجنة إدارية و مالية مهمتها الاجتماع بشكل دوري لاتخاذ القرارات المتعلقة بالشؤون الإدارية و المالية في المعهد وتضم في عضويتها بالإضافة إلى مدير المعهد رؤساء الأقسام المعنية.

 

ثالثا : قسم الشؤون التعليمية:

أما قسم الشؤون التعليمية فيشمل:

الإعداد اللغوي:
- الإشراف على الفصول الدراسية و برامج تعليم اللغة
- إعداد الخطط الدراسية لبرامج تعليم اللغة العربية .
- إعداد الدورات التأهيلية للكادر التعليمي
- إقامة دورات لتعليم اللغة العربية داخل وخارج المعهد .

شؤون الطلاب:
- تسجيل الطلاب المتقدمين للفصول الدراسية
- متابعة شؤون الطلاب و إعداد قوائم الخريجين
- إعداد كشف الحضور و نتائج الامتحانات و الإحصاءات
- تسجيل و متابعة الطلاب في الدورات المكثفة

المكتبة:
- مسؤول عن المكتبة وجميع محتوياتها .
- فهرسة الكتب وتصنيفها و تسجيلها في برنامج الحاسب الآلي الخاص بالمكتبة .
- التصوير .
- مساعدة الباحثين والمترجمين .

لجنة المناهج:
و هي لجنة تجتمع بشكل دوري و تعمل على تأليف و إعداد وتطوير المناهج الدراسية الخاصة بالمعهد .

 

رابعا : قسم الشؤون الدعوية:

أما قسم الشؤون الدعوية فيشمل:

الإمامة:
- إمامة المسجد والخطابة في الجمع والأعياد
- الإشراف على توزيع المصاحف بجميع اللغات

الدروس الشرعية:
- إقامة الدورات الشرعية والإشراف عليها خلال العام
- الدروس الشرعية داخل المعهد وخارجه

برامج المنح:
- الإشراف على طلبات المنح و اختيار المرشحين للدراسة في جامعة الإمام من طلاب المعهد
- متابعة إجراءات الابتعاث و أوضاع الطلاب بعد وصولهم للمملكة

برامج رمضان:
- صلاة التراويح و التهجد خلال شهر رمضان
- إقامة الدروس و الإشراف على الدورات الشرعية
- الإشراف على حلقة القرآن الكريم
- الإشراف على مسابقة رمضان لقراءة القرآن و حفظه

لجنة الحج:
- الإشراف على طلبات الحج و اختيار المرشحين و متابعة إجراءات سفرهم
- إقامة دورة عن مناسك الحج و العمرة قبل سفر المرشحين

 

خامسا : قسم الشؤون الثقافية و الإعلامية :

أما قسم الشؤون الثقافية و الإعلامية فيشمل:

الإعلام:
- توثيق الصلة و التعاون مع وسائل الإعلام اليابانية
- الإشراف على تطوير و تحديث مواقع الإنترنت .
- الإشراف على طباعة و تحرير الدوريات الأخرى الصادرة عن المعهد

الثقافة:
- التخطيط و الإشراف على أولمبياد اللغة العربية
- إلقاء المحاضرات والمشاركة في الندوات بالجامعات والمراكز الثقافية
- التعاون مع الباحثين و المثقفين العرب و اليابانيين في الدراسات و المؤلفات
- الإشراف على معرض المعهد و إقامة المعارض و البرامج الثقافية
- زيارة المدارس الابتدائية اليابانية

العلاقات العامة:
- مد جسور التواصل بين المعهد و المؤسسات الحكومية و الأكاديمية و الخاصة
- استقبال الوفود الرسمية و الطلابية الزائرة للمعهد
- توجيه الدعوات و المخاطبات في الندوات و المناسبات

الترجمة و البحث:
- ترجمة الكتب و النشرات و المقالات بين اللغتين العربية و اليابانية
- الترجمة الفورية و البعدية في الندوات و المناسبات
- تأليف الكتب باللغتين العربية و اليابانية في مختلف المجالات

الأنشطة الطلابية:
- فصول الخط العربي بالتعاون مع الدكتور هوندا كوإيتشي
- نادي الخطابة العربية
- فصول الترجمة

 

سادسا : قسم الشؤون المالية و الإدارية:

أما قسم الشؤون المالية و الإدارية فيشمل:

الشؤون المالية:
- القيام بجميع العمليات المالية الخاصة بالمعهد
- تقديم كشف شهري عن مصروفات المعهد
- إصدار ميزانية المعهد نهاية السنة المالية
- متابعة أوامر الصرف اليومية و الشهرية و ذلك عن طريق برنامج المالية على الحاسب الآلي

الشؤون الإدارية:
- الإشراف على الأرشيف العام الخاص بمراسلات المعهد وتنظيمها .
- الإشراف على الصادر و الوارد الداخلي و الخارجي
- القيام بأعمال النسخ و المخاطبات.
- متابعة سجلات حضور و انصراف الموظفين و تدقيقها
- إعداد البريد الرسمي و الطرود

الحراسة
- الإشراف على عمل الحراسة في المعهد
- فتح البوابة الرئيسة وإغلاقها
- حراسة كامل المبنى ومرافقه ومراقبة الحركة فيه خلا ل اليوم
- استقبال وتحويل المكالمات الواردة للمعهد
- استقبال وتوجيه زوار المعهد

المواصلات:
- تأمين الطلبات الخارجية للمعهد ( المشتريات الخارجية وخلافها ) .
- استقبال الضيوف في المطار و الإشراف على تنقلاتهم .
- التخليص الجمركي واستقبال وإرسال البريد الرسمي للمعهد.

سابعا : قسم الشؤون الفنية و الصيانة:

المعمل و الشؤون الفنية:
- تشغيل الحاسب الآلي ومعمل اللغة حسب جدول الحصص الدراسية
- البحث عن كل ما يخص معمل اللغة والحاسب الآلي من برامج
- تصميم المناهج الدراسية بالتنسيق مع اللجان المسئولة
- الإشراف على شبكة المعهد الداخلية
- الإشراف على أنظمة الكاميرات الداخلية و الترجمة الفورية في المناسبات
- تطوير برامج و أنظمة خاصة بالمعهد حسب الحاجة
- الإشراف على العهد و الجرد

الصيانة:
- الإشراف على جميع أعمال الصيانة المتعلقة بالمعهد
- الاتصال والتنسيق مع الشركات المسؤولة
- الإشراف على جميع ما يتعلق بالتموين الغذائي و المطبخ
- ترتيب القاعات عند الندوات و الإجراءات المتعلقة باستقبال الوفود في المعهد

إلى قمة الصفحة | عودة إلى الصفحة السابقة